Der Notfallplan für Eventmanager, Veranstalter und Agenturen
Ob Corporate Event, Festival oder exklusive Gala – der Erfolg einer Veranstaltung steht und fällt mit der zuverlässigen Infrastruktur. Doch was passiert, wenn während des Events plötzlich Technik, Strom oder Internet versagt? In diesem Blogbeitrag verraten wir, wie Sie im Ernstfall professionell reagieren – und warum proaktive Planung der Schlüssel zur Event-Sicherheit ist.
Vorbereitung ist alles: Der Infrastruktur-Notfallplan
Die wichtigste Maßnahme gegen den Infrastrukturausfall ist ein gut durchdachter Event-Notfallplan. Dieser sollte u. a. folgende Punkte enthalten:
- Backup-Stromversorgung (z. B. Notstromaggregat)
- Ausfallsicheres WLAN/Netzwerk (Fallback-Systeme)
- Ersatztechnik (Licht, Ton, Beamer etc.)
- Ansprechpartner & Notfallkontakte (Technik, Venue, Sicherheit)
- Interne Kommunikationsstruktur (Walkie-Talkies, Ersatzhandys)
Schnell reagieren: Das richtige Krisenmanagement vor Ort
Kommt es während des Events zum plötzlichen Ausfall von Infrastruktur, zählt jede Sekunde. Das Eventteam sollte sofort:
- Die Situation analysieren (Was ist ausgefallen? Wer ist betroffen?)
- Die Gäste informieren – transparent und ruhig
- Das vorbereitete Backup aktivieren
- Die Technikpartner kontaktieren
- Die Abläufe ggf. spontan umstrukturieren
Ein ruhiger, professioneller Auftritt stärkt das Vertrauen der Gäste – und kann sogar Eindruck hinterlassen.
Gäste-Erlebnis sichern: Kreative Lösungen im Notfall
Nicht jeder technische Ausfall muss zum Desaster werden. Mit einem erfahrenen Team lassen sich viele Situationen kreativ und flexibel lösen:
- Kein Strom beim Outdoor-Event? Mobile Akkulautsprecher und Kerzenlicht können das Ambiente sogar aufwerten.
- Kein Internet bei einer Produktpräsentation? Präsentation auf USB sichern und offline abspielen.
- Mikrofon defekt? Persönliche Ansprache durch das Eventpersonal schafft Nähe.
Nach dem Event: Fehleranalyse & Learnings
Nach dem Event sollte unbedingt eine technische Nachbesprechung erfolgen:
- Was ist genau passiert?
- Wie gut hat der Notfallplan funktioniert?
- Welche Verbesserungen sind nötig?
- Welche Kosten sind entstanden?
So stellen Sie sicher, dass die Fehlerquelle beseitigt wird – und zukünftige Veranstaltungen noch sicherer laufen.
Fazit: Eventinfrastruktur absichern heißt Vertrauen schaffen
Infrastrukturprobleme können selbst bei der besten Planung auftreten – entscheidend ist, wie professionell man darauf reagiert. Als moderne Eventagentur setzen wir auf präventive Maßnahmen, redundante Systeme und schnelles Handeln im Ernstfall. So garantieren wir unseren Kunden: Ihre Veranstaltung ist bei uns in sicheren Händen – auch, wenn es mal nicht nach Plan läuft.
