Immer wieder kommt es vor, dass uns Mitarbeitende von Unternehmen anrufen und davon berichten, dass Sie die Aufgabe bekommen haben, das bspw. Firmenjubiläum zu planen. Nach kurzem Gespräch vertraut sich der Anrufende uns oft an uns beschreibt, dass er das eigentlich garnicht kann, im Grunde auch keine Zeit dazu und wenig bis keine Ideen und Vorstellungen dazu hat. Meistens geht es dabei um eine Firmenfeier, das anstehende Firmenjubiläum, eine Konferenz oder eine Produktpräsentation, das KickOff Event oder auch die Messestandparty.

Auf den ersten Blick erscheint die Aufgabe dem Anrufenden überwältigend. Schnell stellt sich heraus, dass wir unterstützen können und uns kurzfristig auf den gemeinsam Weg hin zum Applaus machen. Man hört förmlich die Erleichterung auf der anderen Seite.

Im Folgenden haben wir schonmal ein paar Punkte zusammen getragen, wie Sie vorgehen sollten.

Der Anfang

Zu Beginn ist es wichtig, sich einen klaren Überblick zu verschaffen. Definieren Sie das Ziel und den Zweck des Events. Möchten Sie neue Kunden gewinnen, bestehende Kunden binden oder einfach nur Ihre Mitarbeiter motivieren? Indem Sie sich für ein Hauptziel entscheiden, können Sie Ihre Planung darauf ausrichten und die richtigen Maßnahmen ergreifen.

Der Zeitrahmen

Als Nächstes sollten Sie einen realistischen Zeitrahmen festlegen. Geben Sie sich genug Zeit, um alle notwendigen Schritte gründlich durchzugehen. Eine gute Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan und halten Sie sich daran. Das hilft Ihnen, den Überblick über alle Aufgaben zu behalten und sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird.

Das Budget

Das Budget ist ein weiterer wichtiger Faktor. Setzen Sie sich ein realistisches Budget, das alle Kosten abdeckt – von der Location über das Catering bis hin zur Technik. Vergessen Sie nicht, auch ein Budget für unvorhergesehene Ausgaben einzuplanen. An dieser Stelle helfen wir Ihnen gerne direkt! Auch halten wir Tipps und Tricks für Sie bereit. 

Die Location

Die Auswahl der richtigen Location ist entscheidend für den Erfolg Ihres Events. Stellen Sie sicher, dass die Location zu Ihren Anforderungen und dem gewünschten Ambiente passt. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Anzahl der Gäste, die Erreichbarkeit der Location und die Ausstattung vor Ort. Eine gut gewählte Location trägt maßgeblich zur Zufriedenheit Ihrer Gäste bei.

Die Kommunikation des Events

Schließlich sollten Sie auch die passende und zeitlich gut koordinierte Kommunikation beachten. Erstellen Sie eine ansprechende Einladung und nutzen Sie verschiedene Kanäle, um Ihr Event zu bewerben. 

Wir unterstützen Sie!

Plötzlich ein Event zu planen kann eine Herausforderung sein, aber mit der richtigen Herangehensweise und Unterstützung können Sie es problemlos meistern. Nutzen Sie unsere Tipps und Tricks, um Ihr Event zu einem vollen Erfolg zu machen. Lassen Sie sich nicht von Stress überwältigen und erinnern Sie sich daran, dass jedes Event eine wertvolle Erfahrung ist, von der Sie lernen und wachsen können. Und gerne sichern wir Ihnen bereits heute zu, dass wir für Sie da sind!