Umsetzung:
– Konzept
Gemeinsam mit den Marketingexperten der Provinzial entwickelten wir ein inhaltliches Veranstaltungskonzept, in dem die Kommunikation der Botschaften über alle Sinne im Mittelpunkt steht. Wir übernahmen Verantwortung und entlasteten damit unsere Auftraggeber. Am Ende sind es drei Stunden live unterhaltsames ‚Frühstücksfernsehen‘, in denen die Verantwortlichen der Provinzial in Talkrunden und kurzen Liveinterviews informieren – kurzweilig, abwechslungsreich, verständlich und authentisch. Wir punkteten als Eventagentur mit dem Bonus, von außen auf den Konzern und die Aufgabe blicken und tatsächlich mit eigener Leichtigkeit unterstützen zu können.
– Inhaltliches
Plans 4 Events kreiert drei mobile TV-Studios bzw. Settings, die das Leitbild mit den Botschaften Leichtigkeit, Unbeschwertheit und Wir-Kultur verbildlichen. Plans4Event hat den Content in Teilen selbst auch zugeliefert, wie zum Beispiel die druckfertige Gestaltung der Messe-Rückwand. Zudem haben wir die Videotrailer zu den drei großen Themenblöcken mitproduziert, Displays gestaltet und Rückprojektionen ermöglicht. So wurde by the way das neue Leistungspaket der Agentur, die verschiedenen Facetten des Mediendesigns, einer Feuertaufe unterzogen. ‚Sehr gut‘ bestanden, so das Urteil.
– Organisation
Die geplanten Szenarien wurden umgesetzt, d.h. die mobilen TV-Studios incl. Bühnenbild und gesamter Übertragungstechnik aufgebaut. Die Expertise als Eventagentur bedeutet, dass alle Details mitbedacht wurden, wie zum Beispiel, dass Maskenbildner vor Ort sind oder der Obstkorb gefüllt ist. Für die Verantwortlichen ein gutes Gefühl!
– Zusammenarbeit
Wir haben uns eine verlässliche Vertrauensposition erarbeitet, sodass wir entlang der Schnittstellen eng mit den IT-Experten der Provinzial zusammenarbeiten konnten. Dies galt insbesondere für die gesamte Informationstechnik. Sensible Fragen, wie IT-Sicherheit, Datensicherheit und Datenschutz einer so aufwändigen Veranstaltung wurden durch uns gelöst. Man sah uns im engen Schulterschluss als Teil des Ganzen und so haben wir uns auch gefühlt.
– Gesamtregie
Wir haben die Verantwortung dafür übernommen, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft, d.h. Abstimmung und Überwachung der Einzelparts: Wer sagt wann was, wann werden Personen von extern gesichert zugeschaltet, welche Medien werden wann eingespielt, ist die Chatfunktionen ausreichend belastbar oder wie werden die verschiedenen Displays eingebunden? Als die Übertragung beendet war, brandete nach kurzer Stille spontaner Applaus der anwesenden Kolleginnen und Kollegen auf und die Anspannung fiel von allen Akteuren schlagartig ab.
